Für diesen Artikel nehmen wir das Beispiel von Béa Braun, der Administratorin einer Veranstaltung. Monika Meier ist eine Begleiterin.
Zielgruppe
Dieser Artikel richtet sich an Administratoren, die für die Organisation einer Veranstaltung wie einer Projektwoche, Wahlfächern, Ferienpässen oder Modulthemen verantwortlich sind. Hier erfahren Sie, wie Sie per E-Mail mit Begleitern kommunizieren können.
Weitere spezifische Schritte zur Kommunikation mit Aktivitätsleitern und Teilnehmern existieren. Mehr Informationen zur Begleiterverwaltung finden Sie hier.
Eine offizielle E-Mail-Adresse registrieren
Béa, die Administratorin einer Veranstaltung, richtet eine offizielle E-Mail-Adresse für ihren Ferienpass ein. Diese wird als Antwortadresse für alle E-Mails von Teilnehmern, Aktivitätsleitern und Begleitern verwendet.
Die Vorbereitung von E-Mail-Vorlagen
Groople verwaltet die Kommunikation mit Begleitern durch den Versand, manchmal automatisch, personalisierter E-Mail-Massenmails. Diese E-Mails basieren auf E-Mail-Vorlagen, die der Administrator bearbeiten oder erstellen kann.
Begleiter-E-Mail-Vorlagen
Béa kann neue Vorlagen erstellen (3) oder bestehende Vorlagen einsehen und bearbeiten (4).
Automatisch gesendete E-Mails
Diese E-Mail wird automatisch an den Begleiter gesendet, wenn er sich für die Gruppen anmeldet, die er während der Veranstaltung begleiten möchte.
Die Felder
Um ihre E-Mails anzupassen, kann Béa die Felder am unteren Rand der Seite verwenden. Um ein Feld einzufügen, muss sie den Cursor an die gewünschte Stelle setzen und auf das gewünschte Feld klicken. Es wird automatisch in {Akkoladen} eingefügt.
1) Details zu den eingeteilten Gruppen
2) Eingeteilte Gruppen
3) Gruppe wo der Begleiter als Reservist tätig ist
4) Anmelde-Link für Begleiter
Wenn Monika dem Link folgt und sich anmeldet, gelangt sie zur Benutzeroberfläche der Begleiter, wo sie ihre Auswahl einsehen/ändern kann. Weitere Informationen zur Begleiterverwaltung finden Sie hier.
5) Bemerkungen der Begleiter
Monika hat bei ihrer Aktivitätsauswahl eine Bemerkung hinterlassen, den sie dank dieses Feldes in ihrer E-Mail finden kann.
Versenden der E-Mail-Vorlagen
Um zuvor vorbereitete E-Mails zu senden, geht Béa auf ihren Teilnehmer-Tab. Um alle Teilnehmer auszuwählen, setzt sie ein Häkchen im Menü (Pfeil).
Dann wählt Béa das E-Mail-Template aus, das sie senden möchte.
Anschließend kann Béa den Status der E-Mails überprüfen.
Sie sind jetzt in der Lage mit ihrem Begleitern über elektronische Wege zu kommunizieren!