Die Administratoren einer Organisation verwalten

Inhaltsverzeichnis

• Zielpublikum
• Allgemeines
• Ein neues Administratorkonto erstellen
• Einen Administrator einladen, Administrator einer Organisation zu werden.
• Einen Administrator einladen, Administrator eines Events zu werden
• Die Informationen eines Administrator ändern
• Alle Administratoren einer Organisation anzeigen
• Einen Administrator aus der Organisation entfernen oder einen Administratoren Konto löschen

Zielpublikum

Dieser Artikel wendet sich an die Schul und Ferienpass Administratoren, die sich um die Organisation eines Events kümmern wie einer Sportwoche oder Projektwoche, Wahlpflichtfächer, Ferienpasses, Modulfächer…

Allgemeines

In Groople sind alle Konten, abgesehen von denen der Teilnehmer, Administratorenkonten. Die Organisationsadministratoren, Veranstaltungsadministratoren, Aktivitätsleiter und Begleiter gelten als solche. Es ist daher wichtig, ihre Rollen zu unterscheiden:

• Organisationsadministrator: Die Administratoren einer Organisation sind Personen, die alle Rechte an dieser Organisation haben. Sie haben Zugriff auf alle Einstellungen und Informationen aller Veranstaltungen. Sie haben ausserdem das Recht, Veranstaltungen zu löschen und zu erstellen sowie neue Administratoren einzuladen. 
• Veranstaltungsadministrator: Die Administratoren einer Veranstaltung sind Personen, die alle Rechte an dieser bestimmen Veranstaltung haben. Sie haben Zugriff auf alle Einstellungen und Informationen dieser Veranstaltung, jedoch nicht auf andere Veranstaltungen der Organisation. 
• Aktivitätsleiter: Aktivitätsleiter sind Personen, die die Aktivitäten Ihrer Veranstaltung organisieren. Sie haben kein Recht, Ihre Veranstaltung zu ändern und haben nur Zugriff auf die Informationen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen möchten. Die Kommunikation mit ihnen und ihre Verwaltung werden in zwei spezifische Anleitungen behandelt.
• Begleitpersonen: Begleitpersonen sind Personen, die an den Aktivitäten teilnehmen, ohne selbst eine Aktivität zu organisieren. Sie haben jedoch kein Recht, Ihre Veranstaltung zu ändern, und haben nur Zugriff auf die Informationen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen möchten. Die Kommunikation mit ihnen und ihre Verwaltung werden in zwei spezifischen Anleitungen behandelt.

In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie andere Personen einladen können, Administratoren Ihrer eigenen Organisation/ Veranstaltung zu werden.

Im folgenden Beispiel is Béa Braun Administratorin einer Organisation und möchte Monika Meier einladen.

Ein neues Administratorkonto erstellen

Um einen neuen Administrator einladen zu können, muss dieser zunächst ein Groople-Konto erstellen/ besitzen. Im folgenden Beispiel erstellt Monika Meier ein Konto, um der Verwaltung des Groople-Ferienpasses beizutreten. Dazu geht sie auf Groople.ch und klickt auf «Anmelden».

Anschließend kann sie sich anmelden oder ein Konto erstellen, falls sie noch keines hat.

Mit der Erstellung ihres Kontos, erhält Monika eine Bestätigungs-E-Mail.

Einen Administrator einladen, Administrator einer Organisation zu werden.

Wenn Sie jemanden einladen, Administrator Ihrer Organisation zu werden, erhält diese Person dieselben Rechte wie Sie. Sie kann von ihrem Konto aus alle Ihre Organisationen ändern, auf alle Informationen zugreifen, Konten löschen oder hinzufügen…

Béa Braun möchte ihre Kollegin Monika Meier als Administratorin ihrer Organisation einladen. Dazu öffnet sie ihre Organisation „Ferienpass Groople“…

… und öffnet das Fenster „Mitarbeiter“.

Hier findet sie alle Administratoren/ Aktivitätsleiter/ Begleiter ihrer Organisation und deren Informationen in Form einer Tabelle. Sie hat die Möglichkeit, diese zu bearbeiten und mit Hilfe des Schraubenschlüssels eine Excel- oder PDF-Tabelle zu erstellen. Um einen Administrator einzuladen, klickt Béa auf das entsprechende grün umrandete Feld.

Durch die Angabe der E-Mail-Adresse von Monika kann Béa ihr eine Einladung senden, Administratorin ihrer Organisation zu werden.

Monika erhält ihrerseits eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Wenn sie dem Link folgt, kann Monika die Einladung von Béa annehmen oder ablehnen.

Einen Administrator einladen, Administrator eines Events zu werden

Wenn Sie jemanden einladen, Administrator eines Events zu werden, erhält diese Person dieselben Rechte wie Sie. Er kann dann von seinem Konto aus Ihre Event ändern, auf alle Informationen zugreifen, Konten löschen oder hinzufügen… Er hat jedoch nicht die Möglichkeit, Ihre Organisation oder andere Events dieser Organisation zu ändern.

Durch Eingabe der E-Mail-Adresse von Monika kann Béa ihr eine Einladung senden, Administratorin ihrer Veranstaltung zu werden.

Monika erhält ihrerseits eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Durch Anklicken dieses Links kann Monika die Einladung annehmen oder ablehnen. Wenn sie sie annimmt, hat sie nur Zugriff auf die Ausgabe 2024.

Des Weiteren gibt es auch die Möglichkeit Mitarbeiter, darunter auch Administratoren, zu importieren.

Falls Monika bereits ein Konto mit ihrer E-Mail Adresse bei einer anderen Veranstaltung besitzt kann Monika trotzdem eingeladen werden Administrator zu werden. Dieselbe E-Mail Adresse für mehrere Veranstaltungen verwenden.

Die Informationen eines Administrator ändern

Als Administrator/in kann man die Informationen eines anderen Administrator ändern. Dazu muss der Administrator in seinem Konto der Organisation die Berechtigung geben. Béa kann unter „Mein Konto“ auswählen, dass die Organisation „Ferienpass Groople“ die persönlichen Daten bearbeiten darf. Béa schaltet dies auf ihrem Konto ein.

Danach kann man unter Mitarbeiter auf das Stift-Symbol klicken und so die Angaben von Béa anpassen.

Einen Administrator aus der Organisation entfernen oder einen Administratoren Konto löschen

Unter der Registerkarte „Mitarbeiter“ findet Béa die Liste aller Mitarbeiter (1). Sie kann dann die Administratoren auswählen welche sie von der Organisation loslösen möchte (2) und kann durchs anklicken des Symboles Administratoren von der Organisation entfernen (3). Wenn ein Konto mit einer anderen Organisation verknüpft ist, kann der Administrator das Konto nicht löschen, sondern nur die Verknüpfung aufheben.

Durch anklicken des anderen Symboles können Administratoren Konten gelöscht werden.