Gérer les administrateurs d’une organisation

Clientèle visée

Cet article est destiné aux administrateurs scolaires et de passeport vacances qui sont responsables de l’organisation d’un événement tel qu’une semaine sportive ou une semaine de projet, des cours à option, des passeports vacances, …

Généralités

Dans Groople, hormis ceux des participants, tous les comptes sont des comptes administrateurs. Les administrateurs d’organisation, les administrateurs d’événement, les responsables d’activité et les accompagnants sont considérés comme tel. Il est donc important de différencier leur rôle:

Administrateur d’organisation: Les administrateurs d’une organisation sont les personnes ayant tous les droits sur celle-ci. Ils peuvent avoir accès à l’ensemble des réglages et des informations de tous les événements. Ils auront également le droit de supprimer et de créer des événements ainsi qu’inviter de nouveaux administrateurs.
Administrateur d’événement: Les administrateur d’un événement sont les personnes ayant tous les droits sur cet événement précis. Ils peuvent avoir accès à l’ensemble des réglages et des informations de celui-ci mais pas des autres événements de l’organisation.
Les responsables d’activités: Les responsables d’activités sont les personnes organisant les activités de votre événement. Ils n’ont pas de droit sur la modification de votre événement et n’ont accès qu’aux informations que vous désirez. La communication avec eux et leur gestion sont traitées dans deux marches à suivre spécifiques.
Les accompagnants: Les accompagnants sont les personnes prenant part aux activités pour encadrer les participants sans organiser une activité eux-mêmes. Ils n’ont cependant pas de droit sur la modification de votre événement et n’ont accès qu’aux informations que vous désirez. La communication avec eux et leur gestion sont traitées dans deux marches à suivre spécifiques.

Ce guide explique comment inviter d’autres personnes à devenir administrateurs de votre propre organisation / événement.

Dans l’exemple ci-dessous, Béa Braun est administratrice d’une organisation et souhaite inviter de Monika Meier.

Créer un nouveau compte administrateur

Pour pouvoir inviter un nouvel administrateur, il doit d’abord créer/posséder un compte Groople. Dans l’exemple ci-dessous, Monika Meier crée un compte pour rejoindre l’administration du Passeport vacances Groople. Pour ce faire, elle se rend sur Groople.ch et clique sur « Connexion ».

Elle peut ensuite se connecter ou se créer un compte si elle n’en possède pas déjà un.

Avec la création de son compte, Monika recevra un e-mail de confirmation.

Inviter un administrateur à devenir administrateur d’une organisation

Inviter quelqu’un à être administrateur de votre organisation lui conférera les mêmes droits que vous. Il pourra, depuis son compte, modifier tous vos événements, avoir accès à l’ensemble de leurs informations, supprimer ou ajouter des comptes, …

Béa Braun souhaite inviter sa collègue Monika Meier à être administratrice de son organisation. Pour cela, elle ouvre son organisation « Passeport vacances Groople »…

… et ouvre son onglet « Personnel ».

Elle retrouve ici l’ensemble des administrateurs / responsables d’activités / accompagnants de son organisation et leurs informations sous forme d’un tableau. Elle a la possibilité de le modifier et d’en tirer un tableau Excel ou PDF à l’aide de la clef à molette. Pour inviter un administrateur, Béa clique sur l’encadré correspondant entouré en vert.

En complétant l’adresse e-mail de Monika, Béa peut lui envoyer une invitation pour être une administratrice de son organisation.

Monika, se son côté, reçoit un e-mail avec un lien d’invitation.

En suivant le lien, Monika peut ou non accepter l’invitation de Béa.

Inviter un administrateur à devenir administrateur d’un événement

Inviter un quelqu’un à être administrateur de votre événement lui conférera les mêmes droits que vous sur celui-ci. Il pourra, depuis son compte, modifier votre événement, avoir accès à l’ensemble de ses informations, supprimer ou ajouter des comptes, … Il n’aura cependant pas la possibilité de modifier votre organisation ou les autres événements de celle-ci.

Béa Braun souhaite inviter sa collègue Monika Meier à être administratrice de son événement. Pour cela, elle ouvre sont événement « Passeport vacances 2024 ».

Sous l’onglet « Personnel » Béa peut trouver la liste des administrateurs et en inviter de nouveaux (3):

En complétant l’adresse e-mail de Monika, Béa peut lui envoyer une invitation à être l’administratrice de son événement.