Schülerinnen und Schüler ihrer Sportwoche, Sportlager oder Projektwoche via Excel importieren
Zielpublikum
Dieser Artikel wendet sich an Administratoren die sich um die Organisation eines Events kümmern wie einer Projektwoche, Sportwoche, Wahlpflichtfächer, oder Modulfächer. Hier lernen Sie, wie sich die Schülerinnen und Schüler direkt via Excel importieren können.
Wann ist der Import möglich?
Import ist in den Phasen 1, 2 und 3 möglich. Man kann die Teilnehmer in mehreren Malen importieren. Jeder importierte Teilnehmer wird automatisch zur Aktivitätseinschreibung freigegeben. Wenn sich die Teilnehmer selbstständig einschreiben bevor sie ihre Auswahl treffen (Personalienangabe), siehe “Öffentliche Anmeldung der Teilnehmer”.
Fehlermeldung 1 – Inkohärente Werte
Die Teilnehmerliste kann nicht importiert werden, da einige Werte in der Tabelle nicht mit den vordefinierten möglichen Werten für das Attribut Klasse von Groople übereinstimmen. Die folgenden Slides zeigen auf wie dieses Problem zu lösen ist.
Béa Braun öffnet das Attribut „Klasse“, um die möglichen Werte einzusehen.
Die 4. Linie der zu importierenden Exeltabelle enthält den Wert „Kindergarten“ der nicht als möglicher Wert in Groople existiert.
Béa Braun hat 3 mögliche Lösungen:
- Den neuen Wert automatisch mit dem Feld „Vervollständigen“ beim Listenimport hinzufügen.
- Alter Wert durch diesen Wert ersetzen
- In Phase 1. einen neuen Wert einfügen
Fehlermeldung 2 – Inkohärente Email Adresse
Der Meldung nach, sind im zu importierenden Exeldokument keine E-mailadressen der Teilnehmer vorhanden obwohl diese Werte für die Einschreibungsoption zwingend sind.
Zwei mögliche Lösungen
- Die E-mailadressen in die Tabelle einfügen und wieder importieren (empfohlene Lösung)
- Ohne E-mail arbeiten, in diesem Fall, siehe fortfolgende Slides.
Wenn Sie die E-mailadressen ins Exeldokument eingetragen haben oder die Option der obligatorischen E-mail Adresse abgewählt haben, importieren Sie die Liste ein weiteres Mal.
Das Feld “Vervollständigen“
Wenn Sie Teilnehmer aus einem Exeldokument importieren, kann es sein, dass Sie einige Werte für Attribute der Teilnehmer automatisch ergänzen wollen.
Die Teilnehmerliste kann nicht importiert werden, da einige Werte in der Tabelle nicht mit den vordefinierten möglichen Werten für das Attribut „Klasse“ von Groople übereinstimmen.
Béa Braun dazu, öffnet die vordefinierten Werte für das Attribut „Klasse“.
Der Wert „Kindergarten“ ist in der Exeltabelle enthalten, jedoch noch nicht als möglicher Wert in Groople gespeichert.
Während dem Import der Tabelle wählt Béa Braun das Feld „Vervollständigen“ an. Danach werden diese Werte automatisch den möglichen Werten hinzugefügt. Der neue Wert „Kindergarten“ wird automatisch den möglichen Werten hinzugefügt.
Die folgende Illustration zeigt Ihnen wie sie das Feld “Vervollständigen“ in der Benutzeroberfläche während dem Teilnehmerimport gebrauchen können.
Die Teilnehmer dazu einladen, ihre eigene Auswahl zu treffen
Wenn Sie alle Teilnehmer importiert haben, werden Sie sie sicher dazu eingeladen wollen, sich einzuschreiben. Dies können Sie in Papierform oder mit Hilfe eines E-mails erledigen.