Dans les paramètres du portail des participants, un administrateur peut gérer son événement. Après une brève introduction, les différents paramètres sont expliqués.

Lors de la création d’un événement, il est préférable de fermer le portail des participants. Lors de la configuration de l’événement, les administrateurs peuvent adapter le nombre de périodes par participant et les autres paramètres du portail des participants expliqués par la suite. En outre, les attributs des participants et les attributs de groupes et d’activitées sont enregistrés.

Conseil important : avant d’ouvrir le portail, il est indispensable de créer un participant test ou, selon l’usage, un accompagnant ou un responsable d’activité test pour s’assurer que tout fonctionne comme souhaité et que vous êtes bien préparé à répondre aux questions des participants et des autres contributeurs 😉

Maintenant, le portail des participants peut être ouvert. Les participants font leurs voeux tant que le portail est ouvert. Après la phase de souhaits, l’administrateur peut commencer l’attribution automatique. Il est conseillé de fermer le portail des participants pour éviter que d’autres enfants font des voeux pendant l’attribution automatique.

Après l’attribution, l’administration de l’événement peut encore procéder à des ajustements manuels et donner aux participants la possibilité de compléter leur programme par le biais d’une bourse aux places restantes.

Après l’attribution finale et avant le début de l’événement, les participants peuvent consulter leur programme dans leur portail. Pour cela, il faut désactiver l’auto-inscription des participants, l’affichage de la liste des voeux et les périodes de vacances (voir ci-dessous).

Paramètres du portail des participants

Par les paramètres du portail des participants (qui peut-être ouvert par la porte marqué en rouge avec la flèche 1) on peut définir sous quelles conditions et quand les participants peuvent s’inscrire à la semaine sportive ou au passeport vacances.

a. Nombre de périodes par participant

Par ce réglage le nombre de périodes, pendant lesquelles un participant est occupé, est définis. Pour ceci un nombre précis ou un minimum et un maximum peuvent être fixés.

b. Portail des participants (bouton principal)

Par l’activation du bouton principal, l’administrateur peut ouvrir le portail des participants aux participants. Par l’option « horaire » il peut définir une tranche horaire pendant la quelle le portail est ouvert aux participants.

Possibilités supplémentaires de paramètre d’inscription et d’attribution

Par ces paramètres l’administrateur peut définir ce que les participants voient dans leur portail et ce qu’ils peuvent eux même influencer et changer.

Ces paramètres peuvent être ouvert en e cliquant sur le carré indiqué par la flèche rouge. Les fonctions surlignés en jaune seront regardé de plus près.

Inscription publique

Par l’activation de l’nscription publique les participants peuvent s’auto-inscrire. par le carré rouge visé par la flèche ces paramètres peuvent être spécifiés.

Le lien de l’inscription publique permet aux participants de s’inscrire de manière autonome. Souvent les écoles et passeport vacances publient le lien de l’inscription publique sur leur site internet après l’ouverture du portail des participants.

Dès que l’inscription publique est ouverte, les participants sont directement redirigés vers le portail des participants.

Comptes participants prépayés (codes prépayés)

Les codes prépayés rendent possible aux écoles et au passeport vacances, de distribuer des codes dont les participants auront besoin lors de leur inscription. Par l’activation de cette possiblité, lors de l’inscription des participants, ils sont obligé de saisir le code qu’ils ont reçu au par-avant. Pour plus d’infos vous pouvez regarder cette marche à suivre.

Si cette option est utilisé, ce champ apparaît lors de l’inscription:

Afficher la vue de la liste de vœux

Par ces paramètres le processus et les conditions de l’attribution peuvent être modifiés. Le nombre des voeux qu’un participant peut faire est défini ici.

Ici l’administrateur définit le nombre de grilles de veux complètes qu’un participant doit choisir. Par grille de voeux complète ce comprend, qu’un participant doit couvrir toutes les périodes d’un événement avec son choix.

Par les voeux libres les participant peuvent faire leur veux independament des grilles de veux complètes. Les passeports vacances utilisent souvent seulement les voeux libre pour laisser le plus de libertés à leur participants.

Si l’occupation proportionnelle est activé, les participants sont occupé proportionnellement à leur voeux.

Voici un exemple du procéssus de voeux d’un participant:

Afficher la vue en grille horaire

Dans les paramètres de la grille horaire, l’administrateur/l’administratrice gère les paramètres de présence de ces participants. Il est aussi possible de laisser les participants s’inscrire et se désinscrire eux-mêmes.

Dans ce secteur on peut définir ce que les participants peuvent définir par eux-mêmes dans leur grille horaire.

Périodes de congé

Par ce réglage l’administrateur/l’administratrice peut définir si ces participants peuvent indiquer des périodes de congé ou ils ne veulent pas être attribués.

Les participants doivent ou donner leur disponibilités ou leur périodes de congés. Tout dépend des besoins de l’organisation de l’événement.

Périodes maximales

Ce paramètre permet aux participants de donner un nombre maximale de périodes dont il aimerait participer à des activités.

Voir l’attribution des autres participants

Si cette fonction est active, les participants peuvent voir les participants qui ont étés attribué à une activité. Cet option est ne montre pas les veux des participants, mais seulement les attributions.

Auto-attribution et auto-dé-attribution

Si cette fonction est activé, les participants peuvent s’auto-attribuer ou s’auto-dé-attribuer à des activités. (Le chiffre derrière la coche règle jusqu’à combien d’heures avant le début de l’activité l’auto-attribution ou dé-attribution est possible.

Auto-attribution

Auto-dé-attribution