Zielpublikum
Diese Anleitung wendet sich an Administratoren, die sich um die Organisation eines Events kümmern wie einer Projektwoche, Wahlpflichtfächer, Ferienpass oder Modulfächer. Hier lernen Sie, wie die Attribute der Aktivitäten und Gruppen eingestellt und benutzt werden.
In der Anleitung finden Sie Wegweisungen, wie folgende Attribute benutzt werden:
- Attribute für Aktivitäten und Gruppen hinzufügen
- Attribute bearbeiten oder löschen
- Die verschiedenen Arten von Attributen
- Sonderfall: das voreingetragene Attribut „Preis“
- Einrichten von Gruppennamen
- Wer kann was sehen? Welche Informationen werden wo angezeigt?
Für diese Anleitung verwenden wir das Beispiel von Béa Braun, der Administratorin einer Veranstaltung.
Allgemeines
Die Attribute von Aktivitäten und Gruppen entsprechen den Informationen, die der Administrator für die Organisation seiner Veranstaltung benötigt oder die er den Verantwortlichen der Aktivitäten, den Begleitern und den Teilnehmern zeigen möchte. Aus Optimierungsgründen ist es sinnvoll, sich vor der Eingabe von Aktivitäten und Gruppen zu überlegen, welche Attribute für den Ablauf der Veranstaltung benötigt werden.
Bei der Verwendung von Aktivitätenbibliotheken müssen die Attribute der Aktivitäten und Gruppen genau übereinstimmen, damit sie aus der Ereignisbibliothek importiert werden können. Weitere Informationen zu Aktivitätsbibliotheken finden Sie in der spezifischen Anleitung dazu.
Beim Duplizieren eines Ereignisses werden auch die Attribute der Aktivitäten und Gruppen kopiert.
Aktivitäts- und Gruppenattribute hinzufügen
Béa entscheidet beim Einrichten ihrer Veranstaltung, welche Attribute sie benötigt. Einige Attribute sind bereits voreingestellt. Um ein Attribut hinzuzufügen, geht Béa wie folgt vor:
Anschliessend kann sie die Informationen zu ihrem Attribut ausfüllen:
Bearbeiten und Löschen von Aktivitäts- und Gruppenattributen
Ähnlich verfahren Sie mit den Gruppenattributen, die sich unterhalb derselben Groople-Seite befinden.
Die Attributtypen
Aktivitäten haben die folgenden sechs Attributtypen, während Gruppen nur vier haben: Text, Datum, Uhrzeit und URL.
A) Text: Attribute vom Typ „Text“ sind Attribute ohne ein besonderes Format. Sie sind nützlich für Attribute wie „Ort“, „Mitbringen“, ….
B) Datum und Uhrzeit: Mit Typattributen können Sie diese Informationen wie ausgewählt formatieren.
Wenn Béa also die Information „Uhrzeit“ eingibt, wird diese automatisch im ausgewählten Format gespeichert.
C) URL: Wenn man den Typ URL wählt, kann Béa einen Link hinzufügen, der im Teilnehmerportal angeklickt werden kann.
D) Automatische Nummerierung: Béa kann ihre Aktivitäten in der alphabetischen Reihenfolge des unten ausgewählten Attributs nummerieren. Hier möchte sie sie nach alphabetischer Reihenfolge der Namens nummerieren.
E) Vordefinierte Werte: Wenn Bea Attribute mit vordefinierten Werten auswählt, gibt sie eine Reihe von möglichen Werten für dieses Attribut vor. Nach der Registrierung kann sie diese voreingestellten Werte ändern und neue Werte hinzufügen, indem sie das Attribut bearbeitet.
Sie kann dann in den Informationen zu den Aktivitäten zwischen diesen Werten wählen. Das Hinzufügen und Bearbeiten von Aktivitäten und Gruppen wird in einer separaten Anleitung behandelt.
Sonderfall: das voreingetragene Attribut „Preis“
Das Attribut „Preis“ wird automatisch in die Liste der Attribute für Aktivitäten aufgenommen. Dieses Attribut entspricht dem Preis der Aktivität pro Kind und beinhaltet einen Aufschlag für das Kind. So wird bei der Abrechnung des Teilnahmepreises zum Grundpreis der Veranstaltung die Summe aller Einzelpreise der Aktivitäten, an denen der Teilnehmer teilnimmt, addiert. Diese Gesamtkosten werden auch bei der Abrechnung der Zahlungen mit Groople berücksichtigt. Weitere Informationen zur Abwicklung von Zahlungen mit einer E-Banking-Datei finden Sie hier.
Wenn Sie also nur einen Richtpreis (ohne Aufschlag für den Teilnehmer) für Administratoren oder die Gesamtkosten der Aktivität für Ihre Organisation haben möchten, müssen Sie ein anderes Attribut eingeben, das diese Information enthalten kann.
Bearbeitung des Gruppennamens
Beispiel: Béa möchte ihre Gruppen nach der Kollegin benennen, die die Gruppe leitet, und nach dem Zeitraum, in dem die Gruppe stattfindet.
Die Gruppen werden in Groople automatisch benannt. Béa ist mit diesen Namen nicht zufrieden und möchte sie ändern. Sie geht daher zum Bereich «Anzeige».
Die Gruppen sind nach ihren Zeitperioden benannt, aber es ist möglich, dies zu ändern. Wenn Sie auf das unten eingekreiste Symbol klicken, erhält Béa Zugang zu Codes, die sie kopieren und in das Feld einfügen kann.
Sie wählt aus den Anzeigeoptionen den Code für das Attribut Aktivitätsleiter.
Alle Gruppen werden nun entsprechend dieser Änderung umbenannt:
Wer kann was sehen? Welche Informationen werden wo angezeigt?
Béa kann bei der Eingabe oder Änderung von Attributen festlegen, ob das Attribut für Aktivitätsleiter, Betreuer und Teilnehmer sichtbar ist oder nicht:
Sie kann auch festlegen, welche Informationen wo angezeigt werden (auf welchen Druck-Ansichten?, Auf der Broschüre?, …). Dazu geht Béa zur Anzeige:
Ganz unten auf der Seite findet sie die allgemeine „Was erscheint wo“-Tabelle mit allen Aktivitäts- und Gruppenattributen.
Für die Aktivitätsbroschüre gibt es eine spezielle, umfassendere Anleitung