Cette fonction permet aux responsables d’activités de donner le feu vert à leurs administrateurs concernant la description de leur(s) activité(s). Une fois que l’administrateur a associé le responsable d’activité à celle-ci, ce dernier peut contrôler son activité et indiquer les changements à mettre en place.
Pour garder une vue d’ensemble, il existe un système de feux tricolores pour les responsables d’activité et les administrateurs.
Le jaune signifie que l’activité est en attente de contrôle, le rouge que le responsable d’activité a contrôlé l’activité et qu’il souhaite une modification de celle-ci et le vert que l’activité est en ordre et peut être proposée aux participants ou aux élèves.
Dans notre passeport vacances d’exemple, Bea Braun est notre administratrice et Daniel Damsler valide ses activités après modification et vérification. Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des responsables d’activité ici.
1: Autorisation de consultation et de vérification des activités
Béa peut gérer les droits accordés aux responsables d’activités sur la page des paramètres à l’onglet Personnel (1), puis Paramètres des responsables d’activités dans le menu à gauche (2).
Pour que Daniel puisse vérifier ses activités, elle doit tout d’abord l’autoriser à voir (1) et vérifier (2) ses activités:
2: La mise en attente de de validation
Béa met l’activité en attente de validation du responsable d’activité
Après avoir créé l’activité de Daniel et la lui avoir assignée, Béa peut faire passer le statut de vérification des groupes de Daniel au jaune (les indiquer en attente de vérification). (pour une explication concernant les activités et les groupes, voir ici, pour la gestion des responsables d’activités et le lien avec leurs activités, voir ici).
Aperçu de Béa, l’administratrice
Possibilité de la faire directement à partir des groupes:
3: Informer le(s) responsable(s) d’activité
Pour informer Daniel, Béa crée un modèle d’e-mail qui renverra Daniel directement à l’aperçu de son activité.
Béa envoie ensuite une invitation à Daniel pour la vérification du responsable d’activité. Elle peut choisir de ne sélectionner que Daniel (1) ou tous les responsables d’activité (2) et leur envoyer le modèle.
Béa sélectionne Daniel:
Et lui envoie une invitation pour la vérification
4: Vérification et correction des groupes par le responsable d’activité
Daniel vérifie ses groupes et donne une feedback à Béa
- Dans un premier temps, Daniel reçoit l’information par e-mail.
- Il peut alors directement accéder à la page avec ce lien. (S’il ne se connecte pas avec le lien mais qu’il est déjà connecté, voir plus bas)
En utilisant le lien, il arrive directement sur cette page:
S’il est déjà connecté, il doit se rendre sur « voir tous les événements »
Puis d’ici, sur « vue d’ensemble du responsable d’activité »
- Il peut maintenant commencer la vérification. Soit il valide les groupes, soit il retourne des modifications à Béa à leur sujet.
Il peut confirmer le groupe si tout est en ordre:
ou commenter en cas d’erreur éventuelle:
Daniel est guidé de groupe en groupe et pourra constater qu’il les a tous vérifiés.
5: Contrôle des groupes et prise en compte des retours
Béa contrôle tous les groupes et corrige les erreurs éventuelles.
- Béa peut maintenant lire les remarques et corriger les informations du groupes en conséquence. (Elle peut corriger les erreurs directement dans le tableau ou dans le groupe)
Elle peut adapter les informations dans le tableau en double-cliquant dessus :
alors qu’elle entre dans le groupe en cliquant sur son nom.
- Elle peut alors soit faire passer le groupe au vert (il est possible de passer au point 5), soit à l’orange pour un nouveau contrôle.
- Les corrections appliquées, Bea informe Daniel par e-mail.
6: Nouveau contrôle du responsable d’activité
Daniel peut ensuite contrôler une nouvelle fois ses activités et les valider définitivement. Pour cela, Daniel se connecte à nouveau (recommencer la procédure du point 2).
Il peut ensuite confirmer les groupes et se réjouit de ses activités! 😉
7: vérification de la validation de l’ensemble des activités
Béa voit que toutes ses groupes ont été validés et peut maintenant mettre en place son passeport vacances sans crainte!
