Selon l’avancement du processus d’inscription ou d’attribution, les paramètres du portail des participants doivent être modifiés pour permettre aux participants d’y accéder ou pour leur donner ou retirer certaines possibilités. Ces instructions visent à donner une vue d’ensemble, plus de détails sont disponibles dans la marche à suivre pour gérer les paramètres du portail des participants.
Pour cette marche à suivre, nous allons prendre l’exemple du passeport vacances de « Grooplens et environs ». Elisa Elmer est participante au passeport vacances et Béa Braun en sera l’administratrice.
La phase préparatoire
Avant les inscriptions, le portail des participants reste fermé. Béa, l’administratrice, peut cependant l’ouvrir à des fins de test. Au cours de cette phase, il est possible d’adapter les paramètres du portail des participants aux besoins spécifiques de l’événement. Pour plus d’informations sur ces différentes possibilités, veuillez consulter la marche à suivre pour gérer les paramètres du portail des participants.
Portail des participants ouvert:
Portail des participants fermé:
Inscriptions des participants
Une fois les préparatifs terminés, notre administratrice Béa peut ouvrir le portail des participants. Selon les besoins, les paramètres peuvent être affinés (pour les différentes possibilité, voir marche à suivre pour gérer les paramètres du portail des participants).
Généralement lors d’un passeport vacances:
- Le portail des participants doit être ouvert
- L’inscription publique doit être autorisée (si on veut permettre à de nouveaux participants de s’annoncer eux-mêmes à l’événement) .
- Lorsque les participants peuvent donner des périodes de vacances, l’affichage de la vue en grille horaire doit être autorisé.
- L’affichage de la liste des vœux est activé.
Le portail des participants est ouvert
L’inscription publique est autorisée
Elisa Elmer, notre participante, peut ouvrir un compte sur cet événement.
Le lien trouvé à côté de l’option permet de guider les participants vers cet écran.
Elisa entre ses coordonnées, un e-mail de vérification lui est envoyé.
Béa Braun avait préalablement pu éditer le modèle en se rendant sous l’onglet « Documents » puis sous « Modèles pour participants ».
Ci dessous, l’email reçu par Elisa pour la confirmation de son compte. Grâce au lien, elle pourra accéder au portail des participants pour y faire ses choix d’activité.
Les participants peuvent transmettre des périodes de congé et l’affichage de la vue en grille horaire est activé.
Elisa indique ses disponibilités dans le portail des participants au niveau des flèches indiquées:
La liste de vœux est activée
Elisa, notre participante, peut compléter une liste de vœux.
Elle recevra un mail de confirmation d’inscription en appuyant sur « terminer ».
Béa Braun, avait préalablement pu édité le modèle en se rendant sous l’onglet « Documents » puis sous « Modèles pour participants »:
Email reçu par Elisa pour confirmer son inscription selon le modèle édité par Béa:
Attribution des participants
Après la période d’inscription, le portail des participants sera fermé pendant la répartition afin de ne pas permettre de nouvelles inscriptions pendant cette période.
Ouvrir la bourse aux places restantes
L’ouverture de la bourse aux places restantes permettra aux participants de changer de groupes. Pour cela, Béa, notre administratrice, doit à nouveau ouvrir le portail des participants. Si l’inscription ou la désinscription autonome des activités est voulue possible, l’auto-attribution et/ou l’auto-désattribution peuvent être activées. Dans le cas où de nouvelles inscriptions sont possibles, l’inscription publique doit être activée. Si non, il est possible de désactiver le lien. (Si aucune inscription/désinscription n’est possible après la répartition, il est possible de passer directement au point suivant).
Vue d’Elisa, notre participante, en bourse aux places restantes:
Elisa peut accéder à la liste des groupes incomplets et les rejoindre directement.
Communiquer aux enfants leur attribution
Une fois l’ensemble des groupes formés et ce de manière définitive, les participants peuvent être informés de leur attribution. Pour qu’ils puissent consulter leur attributions dans leur portail, le portail des participants se doit d’être ouvert. Cependant, afin d’empêcher les changements des groupes établis, Béa doit désactiver les inscriptions publiques, l’affichage de la liste des vœux, les périodes de congés ainsi que les auto-attributions et auto-attributions.
Vue d’Elisa Elmer dans le portail des participants:
