Pour cette article, nous prendrons l’exemple de Béa Braun, l’administratrice d’un événement. Elisa Elmer en est une participante.
Clientèle visée
Cet article est destiné aux administrateurs qui sont responsables de l’organisation d’un événement tel qu’une semaine de projet, des cours à options, des passeports vacances ou d’enseignement modulaire. Vous y apprendrez comment communiquer avec les élèves par e-mail ou SMS.
Des marches à suivre spécifiques existent sur la communication avec les accompagnants et les responsables d’activités.
Inscrire une adresse e-mail officielle
Béa, l’administratrice d’un événement, configure l’adresse e-mail officielle de son passeport vacances. Cette adresse sera utilisée comme adresse de réponse par défaut pour les e-mails de ses participants, responsables d’activités et accompagnants.
La préparation des modèles d’e-mails
Groople gère la communication avec les participants et les accompagnants par l’envoi, parfois automatique, de publipostages personnalisés d’e-mails. Ces e-mails sont basés sur des modèles d’e-mails que l’administrateur peut modifier ou créer.
Les modèles d’e-mails des participants
Béa peut créer de nouveaux modèles (1) ou consulter et modifier les modèles existants (2).
Les e-mails envoyés automatiquement
1) Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsque le participant termine son enregistrement
2) Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsque le participants à terminé ses choix
3) Cet e-mail est envoyé automatiquement lorsque le participant fait des modifications dans son horaire
Pour certains d’entre eux, Béa peut modifier l’envoi automatique des modèles d’e-mails.
Les champs
Pour personnaliser ses e-mails, Béa peut utiliser les champs en bas de page. Pour en insérer un, Il lui suffit de mettre le curseur à l’endroit souhaité et de cliquer sur le champs voulu. Il s’inscrira automatique dans des {accolades}.
1) Résumé des attributions
Ce champs donne un résumé des attributions de Elisa Elmer pour ce passeport vacances.
2) lien pour la validation d’e-mail
Ce champs insère un lien de validation de l’adresse e-mail du participant. Il est à utiliser dans le modèle « Validation du compte ».
3) voeux
Ce champs résume au participant les choix d’activités qu’il à fait comme ci-dessous.
4) attributions
Ce champs est remplacé par les attributions du participants. Il est plus complet que le champs {résumé des attributions} en affichant notamment les attributs des activités.
5) Lien d’inscription pour les accompagnants
Ce champs insère le lien d’inscription pour les accompagnants. Après connexion, ils peuvent choisir les groupes qu’ils souhaitent accompagner. Ce champs peut être inséré à tous moment dans les e-mails du passeport mais est particulièrement intéressant dans celui transmettant les attributions aux participants.
6) lien de l’événement
Ce champs insère le lien de l’événement où les participants s’inscrivent. Il est recommandé de le placer dans tous les modèles d’e-mails sauf celui de la validation du compte.
Vu d’Elisa après avoir cliqué sur le lien reçu dans ses e-mails:
D’ici, elle peut consulter sa liste de voeux et la modifier.
L’envoi des modèles d’e-mail
Pour envoyer les e-mails préparés auparavant, Béa se rend sur son onglet participants. Pour sélectionner l’ensemble des participants en mettant une coche dans le menu (flèche).
Béa sélectionne ensuite l’e-mail modèle qu’elle souhaite envoyer.
Béa peut ensuite vérifier l’états des e-mails.
Envoyer un SMS aux participants
Groople peut envoyer des SMS d’une longueur maximale de 1600 caractères. 1 crédit Groople sera débité pour chaque groupe de 160 caractères.
Béa Braun, l’administratrice de l’événement veut communiquer par SMS l’annulation de l’activité « tir à l’arc » avec les participants. Pour cela, elle doit tout d’abord créer des modèles.
Il existe également deux champs utilisables dans les modèles d’SMS.
Pour notre exemple, Béa doit envoyer ce modèle d’SMS à tous les participants de l’activité « Tir à l’arc ». Elle utilise donc un filtre pour les isoler dans sa liste de participants…
… puis les sélectionne pour leur envoyer le SMS.
Béa choisit enfin le modèle préparé auparavant.
