Groople est notamment utile pour les écoles lors de l’organisation d’une semaine sportive ou pour la répartition de travaux de maturité. Cette marche à suivre reprend les paramètres du portail des participants au cours des différentes étapes.
La phase préparatoire
L’administrateur doit importer les élèves prenant part à l’événement à partir d’une liste XSL. Il existe une marche à suivre spécifique sur l’importation des participants pour de plus amples informations. L’inscription publique ne doit donc généralement pas être autorisée dans ce contexte.
Avant les inscriptions, le portail des participants reste fermé. Il peut cependant être ouvert à des fins de test. Au cours de cette phase, il est possible d’adapter les paramètres du portail des participants aux besoins spécifiques de l’événement. Pour plus d’informations sur ces différentes possibilités, veuillez consulter la marche à suivre pour gérer les paramètres du portail des participants.
Ouverture du portail des participants et inscription des élèves
Une fois les préparatifs terminés, le portail des participants peut leur être ouvert. Selon les besoins, les paramètres peuvent être affinés (pour les différentes possibilités, voir marche à suivre pour gérer les paramètres du portail des participants).
Généralement:
- Le portail des participants doit être ouvert
- L’inscription publique doit être fermée, seul les élèves ajoutés par l’administrateur peuvent prendre part à l’événement
- L’affichage de la liste des vœux est activé.
- Lorsque les participants peuvent donner des périodes de vacances, l’affichage de la vue en grille horaire doit être activé. Il est possible d’autoriser ou non la mention de périodes de congé par les élèves. Ils peuvent ainsi se rendre indisponible pour certaines plages horaire.
Certaines activités choisies par l’administrateur peuvent être classées en « premier arrivé, premier servi ». Les élèves peuvent ainsi directement rejoindre les groupes incomplets en question. La marche à suivre sur les processus d’attribution explique les différentes options d’attribution plus en détail.
Vue de l’élève dans les différentes configuration du portail
Une fois le portail configuré pour l’ouverture, l’administrateur envoie un mail aux élèves participant à l’événement pour les en informer. La marche à suivre en lien détaille la gestion des emails avec les participants.
Attribution des participants
Généralement, l’administrateur commence le processus d’attribution avec les attributions dites équitables au moyen du moteur araignée. Ce moteur distribue les élèves dans des groupes en fonction de leur liste de vœux.
Si des élèves ne remplissent pas de listes de vœux ou si leur liste ne leur permet pas d’être placés, le moteur araignée ne pourra pas attribuer l’ensemble des élèves à des groupes. Dans le cas échéant, l’administrateur peut utiliser d’autres processus d’attributions tels que:
- Le moteur taureau: remplit des groupes choisi par l’administrateur par des élèves non placés au hasard.
- La bourse aux places restantes: permet aux élèves de rejoindre directement les groupes incomplets.
- Le placement de l’administrateur: placement manuel par l’administrateur de l’événement
Pour plus d’informations sur les attributions et sur leur mise en œuvre, veuillez consulter la marche à suivre sur le placement des participants dans des groupes.
Communication des attributions
Une fois tout le processus de placement terminé, l’administrateur peut communiquer les attributions des élèves via email. Pour plus de détails, consultez la communication électronique avec les participants. Afin qu’ils puissent consulter leur attributions dans leur portail, le portail des participants se doit d’être ouvert et la vue en grille horaire doit être cochée. Cependant, afin d’empêcher les changements des groupes établis, vous devez désactiver les inscriptions publiques, l’affichage de la liste des vœux, les périodes de congés ainsi que les auto-attributions et auto-dé-attributions.
Vue de l’élève:
